Come essere conformi al GDPR
Come essere in regola con il GDPR, aspetti tecnici informatici e legali
Il Regolamento (UE) 2016/679 ovvero il GDPR General Data Protection Regulation prevede che vengano prese particolari procedure da parte dei soggetti che trattano dati personali. Non dedicare l’attenzione a questo aspetto potrebbe far incorrere il Titolare o il Responsabile del trattamento dei dati a violazioni previste dal Regolamento GDPR, con conseguenti rischi sanzionatori. La procedura si divide in più processi regolatori, ovvero nella parte giuridica ove sarà necessario l’assegnazione del ruolo di DPO (responsabile della protezione dei dati) che ne definisce tutti gli aspetti e sull’aspetto informatico, dove sarò necessario allinearsi ad una struttura informatica ben definita.
Quali sono gli strumenti hardware per essere il più conformi al GDPR?
Ipotizzando un’azienda che abbia una gestione dati sensibili dei propri clienti e dei propri collaboratori attraverso i propri pc, essa dovrebbe essere così strutturata:
- Server per la gestione dei client in sede e in smartworking
- Sistema Active directory per l’accesso alle cartelle condivise secondo policy di sicurezza
- Firewall hardware
- Accesso dei client in dominio per la registrazione Auditing
- Sistema di backup dati in sede e/o cloud
- Antivirus su client e server
- Sicurezza sugli accessi della posta elettronica
- Gestione delle password
Il server per la propria azienda
In cloud o in locale, la funzione di un server è fondamentale per la gestione ed il controllo di tutti i dispositivi connessi ad una rete locale o a più reti locali in differenti sedi. In casi più specifici è necessario l’adozione di più server per gestione di differenti software come server di dominio, gestionali personalizzati e quant’altro necessario, in tal caso è preferibile virtualizzare i sistemi operativi con VMWARE o Hyper-v.
Accesso a cartelle condivise mirata a specifici utenti
Attraverso l’utilizzo del server configurato in Active Directory sarà possibile creare un elenco di utenti riferiti ai collaboratori dell’azienda e un elenco di cartelle condivise a cui sarà consentito l’accesso in lettura o lettura e scrittura di alcuni utenti o gruppi di lavoro. Questo permette di avere già un primo livello di privacy di documentazione aziendale tra ad esempio dati amministrativi o commerciali rispetto a dati tecnici.
Sicurezza della rete lan/wifi
Uno degli strumenti fondamentale per essere conformi al GDPR è il firewall, esso gestisce il controllo degli accessi alla rete aziendale e ne inibisce quelli non autorizzati. Le funzionalità di un firewall si estendono anche alla configurazione di VPN per collegare più sedi della stessa azienda o per collegare pc o notebook dall’esterno, o altre specifiche connessioni in base a esigenze aziendali.
Registro degli accessi
Altro aspetto fondamentale del GDPR è monitorare tutti gli accessi che vengono effettuati alle cartelle e ai singoli file, modalità di accesso ed altre forme di connessione. Si specifica che questi registri sono molto sensibili e l’accesso è consentito solo ai responsabili del GDPR.
Sistema di backup
Il sistema di backup è essenziale per la protezione dei dati aziendali. Si raccomanda l’adozione di soluzioni di backup regolari e automatizzate, sia on-site che off-site, preferibilmente con opzioni di crittografia dei dati. Questa misura garantisce che, in caso di perdita di dati o attacchi informatici, i dati possano essere ripristinati senza interruzioni significative alle operazioni aziendali.
Antivirus e protezione degli endpoint
Installare e mantenere aggiornati antivirus e soluzioni di protezione degli endpoint su tutti i dispositivi aziendali è cruciale per prevenire attacchi malware e altre minacce informatiche. Questi strumenti devono essere configurati per eseguire scansioni regolari e fornire report dettagliati sugli incidenti di sicurezza.
Sicurezza della posta elettronica
L’implementazione di soluzioni di sicurezza per la posta elettronica, come filtri antispam, crittografia delle email e autenticazione a due fattori, è fondamentale per proteggere le comunicazioni aziendali. Questo riduce il rischio di phishing e altre forme di attacchi mirati.
Gestione delle password
La gestione sicura delle password è un altro pilastro della conformità al GDPR. Si raccomanda l’uso di password complesse e uniche, strumenti di gestione delle password e l’implementazione dell’autenticazione a due fattori (2FA) per l’accesso ai sistemi critici. Inoltre, politiche aziendali dovrebbero prevedere la regolare rotazione delle password e l’educazione dei dipendenti sulla loro importanza.
Cercare di essere il più conformi al GDPR richiede un approccio integrato che coinvolge sia aspetti giuridici che tecnici. Implementare una solida infrastruttura hardware e software, insieme a politiche aziendali mirate e una formazione adeguata del personale, è essenziale per proteggere i dati personali e garantire la conformità normativa.
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